Estrategias para delegar a través de Procedimientos Operativos Estándar (SOP)

El manejo de las actividades cotidianas en cualquier negocio puede ser una fuente de estrés, un factor de riesgo para enfermedades como la hipertensión, la ansiedad, la depresión, entre otras. Por esta razón, quiero enfocarme en una de las razones más comunes del estrés en los centros de trabajo: la carencia de estructura para delegar.

Actualmente, aprender a delegar es una de las acciones más viables dentro de cualquier negocio. Sin embargo, la carencia de estructura dentro del mismo provoca un retraso en la transición de conocimientos y habilidades en pro del crecimiento de las compañías.

Algunas personas ofrecen causas como el exceso de control, la falta de habilidades reales, la desorganización y la desvalorización de la palabra. Otros dueños de negocios también experimentan ciertos miedos a delegar. Sin embargo, delegar es más que eso.

La habilidad de ofrecer información certera, concreta, útil y replicable, se cultiva a medida que se va creciendo en experiencia personal y profesional. Cuando encontramos a alguien que aún no ha adquirido una habilidad al punto de poder ejecutarla automáticamente, decimos que esa persona aún está aprendiendo, ya que está en el proceso de automatización.

Es justo durante este proceso que se deben escribir paso a paso las acciones que estamos tratando de delegar, para lograr un entendimiento entre la persona que ya está aprendiendo la acción deseada y quien comenzará a aprenderla.

Una vez que alguien se da a la tarea de documentar el proceso de alguna actividad específica de manera que funcione y sea replicable, a esto se le llama Procedimientos Operativos Estándar (SOP, por sus siglas en inglés).

Es muy importante saber que la creación de estos procedimientos estándar dentro de una compañía garantiza no solo el funcionamiento de la misma, sino también disminuye la posibilidad de error humano, limita la creación de ideas confusas y soluciones a problemas que no existen.

Una vez que tenemos por escrito cómo deben funcionar las cosas, un dueño de negocio tiene la posibilidad de enfocarse en sí mismo, de priorizar su salud y seguridad, y de abrirse paso entre otros dueños de negocios u otras empresas para hacer crecer sus ideas y proyectos.

Se debe dejar claro desde el principio qué hay que hacer, cómo hay que hacerlo y cuáles son las consecuencias de no cumplir con lo establecido. Esto evita altibajos en el temperamento de las personas involucradas, facilita la comunicación y libera el ambiente laboral de estrés innecesario.